Nicht nur Medien wie beispielsweise Bücher sondern auch viele Geräte werden an Hochschulen verwaltet und ausgeliehen. Die freie Software leihs soll durch Accounting-Funktionen ergänzt werden, welche Monitoring und Verrechnung ermöglichen. Die genauen Anforderungen und Machbarkeit solcher Erweiterungen werden in dieser Vorstudie geprüft.

Siehe auch leihs (Phase 2)

Resultate

Die folgenden Quellen (Source Code, Dokumentation, Tracking) geben den aktuellen Entwicklungsstand von leihs wieder:

Im Verlauf dieser Vorstudie wurden zwei Umfragen durchgeführt, ein Mockup erstellt und die Grob-Spezifikation des leihs-Statistik-Moduls erstellt, welches in einer geplanten zweiten Phase umgesetzt werden soll.
Folgende zusätzlichen Daten sollten demnach von einem weiterentwickelten leihs-System ausgegeben werden:

1. Ausleihfrequenz pro Person und pro Gegenstand
2. Anzahl Ausleih-Vorgänge (= Bestellungen) vs. Anzahl pro Vorgang geliehener Gegenstände
3. Ausleihdauer pro Person und pro Gegenstand, absolut und durchschnittlich
4. Prozentualer Anteil jeder Ordnungseinheit (Departement, etc.) an den Gesamtausleihen
5. Häufigkeit der Vertragsverlängerungen
6. Auslastung der einzelnen Gegenstände desselben Modells, zum Vergleich der Auslastung und besserer Lastverteilung
7. Wertverteilung des Inventars auf Ordnungseinheiten

Ebenso sind "Drill-Down-Ansichten" vorzusehen, mit denen man von zusammengefasstem, oberflächlicherem Zahlenmaterial schrittweise in die Tiefe navigieren kann. Z.B. sollte von der Gesamtzahl aller Ausleihen auf eine Zusammenfassung erst nach Ordnungseinheit und dann nach Einzelpersonen navigiert werden können. Eine CSV-Exportfunktion erscheint dringend notwendig. Verschiedene Visualisierungsmöglichkeiten wurden in der Vorstudie ausprobiert, so dass eine Richtung für eine mögliche Charting-Bibliothek oder grafische Auswertung vorgegeben ist.

Ausgangslage

Leihs ist ein webbasiertes System zur Verwaltung von Gerätereservationen, -ausleihen und Inventar an einer Hochschule. Die aktuelle Version 2.2.5 ist das Resultat einer anderthalbjährigen in-house Entwicklung an der ZHdK. Das System ist nicht nur an der ZHdK produktiv im Einsatz und verwaltet mehrere zehntausend Geräteausleihen pro Jahr für Geräte wie Filmkameras, Beleuchtung, Lautsprecheranlagen usw. Der Code steht unter der GNU General Public License (GPL) zum Download zur Verfügung.

Ziele

Das Projekt prüft die Ergänzung der bestehenden freien Software "leihs" um Accounting-Funktionen und ebnet den Weg für ein mögliches Folgeprojekt, in dem diese umgesetzt werden sollen. Diese zusätzlichen Funktionen würden es beispielsweise erlauben

• die Auslastung des Inventars,
• die Verteilung von Geräten auf verschiedene Geräteparks,
• die Ausleihe-Frequenz und
• das Ausleihe-Volumen

bestimmter Departemente oder Einzelpersonen erfassbar und sichtbar zu machen.

Ebenfalls geprüft werden Funktionen zur Verrechnung von Geräte-Ausleihegebühren zwischen verschiedenen Institutionen mit leihs-Instanzen.

Vorgehen

Die ZHdK führt bei den beteiligten Hochschulen (BFH, FHO, UZH) Umfragen zu den gewünschten Inventar-Statistiken durch und prüft, wie diese in leihs erfasst und dargestellt werden könnten.
Ebenfalls geprüft wird, ob und wie eine Verrechnung von Ausleihe-Dienstleistungen zwischen Institutionen möglich ist.
Eventuell wird es möglich sein, Accounting-Daten über in AMAAIS entwickelte Erweiterungen von AAI zu erfassen und auszuwerten statt intern in leihs.
Ein Authentifizierungsmodul für AAI wird geschrieben (es existieren bereits Module für Datenbank-Login, das ZHdK-Authentifizierungsgateway und LDAP). Dieses Modul ist Vorbedingung für die Kooperation mit AMAAIS.